1. Falta de planejamento
A falta de um planejamento é o erro mais grave na organização de um evento, pois, é através do planejamento que você levanta quais são os investimentos necessários, despesas, custos, os riscos que você pode correr e outros fatores. Planejar é o primeiro passo para se obter sucesso.
Dicas resumidas para um bom planejamento
Primeiro, analise eventos que sejam parecidos com o seu. Depois liste quais são os seus objetivos e como você poderá alcançá-los. Coloque tudo no papel e veja o que será necessário para organizar o seu evento. Principais pontos que devem ser definidos: objetivos, público, tamanho do evento, infraestrutura disponível, local do evento, recursos financeiros, planilha de custos, patrocínio, mão-de-obra, possíveis riscos e formas de divulgação.
2. Desespero
Por mais bem elaborado que seja o seu planejamento, sempre haverá algo que não sairá como o planejado, afinal, imprevistos sempre acontecem. O importante é manter a calma, ter flexibilidade e raciocinar para encontrar a melhor solução para um problema. Manter o autocontrole e passar tranquilidade contribuirá para que os colaboradores do seu evento sintam-se mais seguros na execução dos serviços, mesmo que alguma coisa não esteja funcionando corretamente. Ainda, se você realmente fez um bom planejamento, certamente, terá uma carta na manga para contornar diversas situações.
3. Falta de networking
O bom networking é um item fundamental para o sucesso do seu evento. Crie um bom relacionamento com seus clientes, amigos e fornecedores. Seja sempre educado, paciente e autoconfiante para agradar e causar uma boa impressão com seus stakeholders. Além disso, mantenha o contato com os seus públicos, antes, durante e depois do seu evento. Crie um mailing com contatos de interesse e faça uma segmentação: fornecedores, clientes, clientes mais importantes, convidados, etc. Direciona uma comunicação exclusiva para cada público e não esqueça de realizar o pós-evento. (Confira nossas dicas de como organizar um bom pós-evento).
4. Má divulgação
Não adianta ter um excelente evento em mãos se você não investir em uma boa divulgação. E hoje, existem excelentes ferramentas com bom custo-benefício. O Facebook, Youtube, Sites são alguns bons exemplos de ferramentas de comunicação que podem ser bastante úteis para a divulgação do seu evento. Mas, vá com calma, alinhe a sua comunicação de acordo com o perfil do seu evento.
5. Não saber ouvir
Isso vale para a sua vida. Saiba escutar o outro. Analise sem vaidades as opiniões contrárias a sua. Avalie outras sugestões. Isso pode agregar muito para o seu evento.
6. Estar desatualizado
Vivemos na era da informação. Estar sempre atualizado é item básico para qualquer tipo de negócio. Estratégias de sucesso utilizadas a uns meses atrás podem não ser mais tão eficientes agora. Fique atento às novas tecnologias e sempre tente colocar o que há de mais moderno em seu evento.
7. Falta de criatividade
Hoje nós temos muitos produtos e serviços iguais e no mundo dos eventos isso também se repete. A falta de criatividade e ousadia pode cansar o público. “Saia da caixa.” Não tenha medo de inovar. Sempre observe os concorrentes e tente oferecer um algo a mais. Dê uma cara única a cada edição dos seus eventos. Invista em experiências diferentes para o seu público. Isso certamente, será um grande diferencial para o seu evento: surpreenda o público.