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10 dicas úteis para escolher o local do seu evento

O local para a realização do seu evento, certamente, influenciará na presença do público. Questões como o tamanho do espaço, a segurança, a acessibilidade e local para estacionamento são itens vitais para o sucesso no seu evento. Separamos 10 dicas úteis para ajudar você na escolha do local para o seu evento.

O local para a realização do seu evento, certamente, influenciará na presença do público. Questões como o tamanho do espaço, a segurança, a acessibilidade e local para estacionamento são itens vitais para o sucesso no seu evento. Separamos 10 dicas úteis para ajudar você na escolha do local para o seu evento.

 

 

 

 

1. Qual a quantidade de público que você espera? Que espaço comporta esse tamanho de público?

Evite apertos! Primeiro por uma questão de segurança, segundo, por uma questão de conforto. A primeria questão levantada na escolha de um evento é definir qual é o porte do sei evento: pequeno, médio ou grande. Qual a estimativa de público? Haverá venda de ingressos na porta do seu evento? Então, seu público pode crescer. Todas essas questões devem ser bem analisadas para que você não venha a ter problemas.

Se precisar de ajuda com a vistoria do local para o seu evento, conheça a PRIME PAE - empresa que irá auxiliar você em todas essas questões.

2. Verifique a segurança do espaço em termos legais e verifique também a segurança ao redor do seu evento.

Obiviamente, você deve escolher um local seguro para o seu evento. Preze pela segurança dos seu convidados. Não tenha receio de investir em equipes de segurança, caso seja necessário. O tamanho do seu público influenciará diretamente nessa questão. Verifique também o estado do espaço onde você realizará o seu evento. Verifique questões como saídas de emergência, extintores e outros itens de segurança.

3. Acessibilidade

Questões como espaço para estacionamento para convidados, pontos de táxi e ônibus próximos são itens que além de influenciarem na segurança do seu evento, também são importantes no item acessibilidade.

Se o local não é tão fácil de encontrar ou não é tão conhecido, faça um mapa do local do evento, sugerindo os melhores caminhos para chegar ao espaço. Defina também os locais de estacionamentos - caso existam - e linhas de ônibus para facilitar o acesso ao local. Envie essas informações através dos convites, flyers, redes sociais ou outro canal de comunicação que chegue até o seu convidado.

Vale lembrar que os equipamentos do seu evento não devem entrar junto com o seu público. Além de ser deselegante , pode oferecer riscos de acidentes. Então, verifique se o local disponibiliza um local alternativo para carga e descarga. Caso não exista, você deve definir qual será essa entrada alternativa para passagem de equipamentos.

Faça um evento inclusivo. Não esqueça de verificar também o grau de acessibilidade aos portadores de deficiência: rampas, elevadores, pista de sinalização.

4. Peça o alvará de funcionamento do local

Evite transtornos e problemas com a fiscalização. Além de também ser uma questão de segurança para o seu evento, o alvará de funcionamento, emitido pela prefeitura local, garante a qualidade do espaço. Já pensou ter o seu evento interrompido? Vai ficar feio para você.  Não deixe de pedir o alvará de funcionamento do local. Estar com a papelada em dia é um item fundamental para escolha do seu local.

5. Condições sanitárias

Antes de fechar o espaço para o seu evento, verifique as condições sanitárias. Há banheiros em boas condições? A quantidade é suficiente ou será preciso alugar banheiros químicos. Como está a cozinha? O ambiente é limpo e bem cuidado? Esses itens são básicos para definir o local para realização do seu evento.

6. Sua festa ocorrerá em um local aberto ou um local fechado?

Verifique a previsão do tempo! Bom, isso deve ser a primeira coisa a ser feita. Nossa dica é: nunca tenha um espaço exclusivamente fechado ou exclusivamente aberto. Para espaços muito abertos, alugue toldos ou tendas, além de proteger da chuva, também pode proteger do sol, caso seu evento acontece durante o dia. Em caso de locais fechados, dê preferência a espaços que oferecem alguma área aberta. Seu evento pode ter fumantes e se esquentar muito, é sempre bom ter um área ao ar livre. Se o espaço for exclusivamente fechado, você pode procurar maneiras de melhorar a climatização do local. Logicamente, isso vai depender da estrutura do local.

7. Camarim, espaço para produção e palco?

Se o seu evento contará com esses itens, ficam as dicas. Os camarins devem oferecer conforto. Devem ser climatizados e contar com banheiro exclusivo. O espaço para produção deve ser um área fechada, onde seja possível guardar materiais de forma segura e instalar equipamentos como computadores e telefones.

Se o seu evento tiver um palco, verifique as dimensões do espaço para montagem da estrutura. Cheque também as condições da rede elétrica. Talvez seja precisa alugar um ou dois geradores. Veja a quantidade de tomadas, voltagem (110v ou 220v), necessidade de cabos e outros elementos. Preocupe-se também com a acústica. Faça um estudo detalhado para atingir os melhroes resultados.

8. Decoração e ambientação.

Por mais que você encontre um espaço bacana que precise de muita pouca coisa para decorar, preocupe-se com a ambientação. Crie uma cenografia que dê uma marca ao seu evento. Faça com que o público reconheça o estilo da sua festa.

9. Seu público deve ter as características do local

Admito que talvez esse sub título não ficado tão claro, mas, o que quero dizer é que não adianta você querer fazer um evento religioso em uma casa noturna "tuntz tuntz". Nada contra religiões ou casas noturnas, mas, o perfil do público do espaço não casa com o perfil do seu evento. Essa ligação tem que ser levada em consideração.

10. Verifique o que mais o espaço oferece para você

Rede Wi-fi? Guarda-volumes? Cofre? Equipe técnica, de apoio ou algo do tipo? Faça essas perguntas e defina bem no contrato de locação o que já está incluso no aluguel do espaço e o que deve ser contrado por fora.

Essas são nossas dicas para a escolha ideal do local do seu evento. Abaixo, indicamos para vocês alguns serviços úties na organização de eventos:

Fonte: Esse texto foi baseado em matéria produzida pelo portal www.produzindoeventos.com.br.